สรูปหน้าที่ 69-74

ความสำเร็จของสำนักงานแห่งการเรียนรู้

• ความสำเร็จที่เห็นได้ชัด คือ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องความคิดและพฤติกรรมซึ่งมีผลต่อการพัฒนาปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ทั้งนี้มีองค์ประกอบสำคัญอยู่ ด้วยกัน 6 ประการ
  
  1. ภาวะผู้นำ
  2. โครงสร้างแนวนอน/เครือข่าย
  3. การมอบอำนาจให้พนักงาน
  4. การแบ่งปันข้อมูล
  5. การกำหนด กลยุทธ์
  6. วัฒนธรรมที่เข้มแข็ง

การบริหารสำนักงานในอนาคต

• นักวิชาการบางคนกล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงในองค์การเปรียบเสมือนการเดินทาง ผู้บริหารบางคนอาจเป็นนักเดินที่ไม่หยุดนิ่ง บางคนอาจจะหยุดพักที่ใดที่หนึ่งซึ่งพอใจแล้วแต่จุดประสงค์ของแต่ละบุคคล สำนักงานในอนาคตจะมีรูปร่างหรือลักษณะการทำงานอย่างไรขึ้นกับองค์การและผู้บริหารซึ่งเป็น ผู้นำ และ พาไปสู่ทิศทางตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ การเรียนรู้ และ ความี วิสัยทัศน์ จะช่วยให้สร้างการบริหารสำนักงานใน อนาคตได้ดียิ่งขึ้น โดยมีองค์ประกอบการเรียนรู้ที่สำคัญดังนี้
  
  สำนักงานในอนาคต
  ไม่ว่าลักษณะขององค์การ หรือสำนักงานในอนาคตจะเป็นอย่างไรก็ตามผู้บริหารควรพิจารณาประเด็นสำคัญดังนี้
  
  1. การเตรียมตัวเพื่อการเปลี่ยนแปลง
     ผู้บริหารต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น แล้วปรับตัวตามเงื่อนไข หรือสถานการณ์ ซึ่งอาจเป็นการปรับปรุงระบบเพื่อคุณภาพ เพื่อผลิตภาพ หรือการปรับปรุงขาดใหญ่ แบบรีเอ็นจิเนียริ่ง
     
  2. สร้างองค์การใหม่
     โดยกำหนดเป้าหมายการสร้างวงจร บริการ กำไร ซึ่งจะก่อให้เกิดความพอใจต่อลูกค้าและพนักงานในสำนักงาน
  3. ออกแบบองค์การในทางปฏิบัติ
     ใช้การออกแบบและพัฒนาปรับปรุงมาช่วย สิ่งที่ต้องคำนึงในการออกแบบ คือ สายการบังคับบัญชา กระบวนการตัดสินใจ ทีม และพนักงาน โครงสร้างและกลยุทธ์

การทำงานและการจัดการองค์การ

• เกิดการสร้างแบบจำลองใหม่ สำหรับการทำงานและการจัดองค์การในสำนักงานอนาคตดังนี้
  
  1. องค์การแบบวงกลม การทำงานและสื่อสารทุกทิศทุกทาง ด้วยระบบเครือข่าย
  2. จัดโครงสร้างและการทำงานใหม่ โดยคำนึงถึง
     - โครงสร้างอำนาจหรือพลัง
     - โครงสร้างทางการเงิน
     - ความเชื่อมโยงทางการศึกษา
     - อัตราผลตอบแทนและความเสมอภาค
     - แผนการเกษียณอายุการทำงาน
  3. สร้างภาวะการเป็นผู้นำ
  4. จัดการติดต่อสื่อสารด้วยระบบที่มีประสิทธิผล
  5. จัดขอบเขตองค์การใหม่
  6. สร้างการเรียนรู้ในองค์การให้มีความรวดเร็วและประสิทธิภาพสูงขึ้น

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

• คุณลักษณะของสำนักงานในอนาคต อาจจะมีบางสิ่งกำลังจะสูญหายไป นั่นคือ สัญญาสังคมของอนาคต ที่มีไว้กระตุ้นจูงใจพนักงานในการทำงาน สิ่งที่ควรพิจารณาในประเด็นนี้ได้แก่
  
  1. เป็นการลงทุนครั้งใหม่ ในทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งต้องมีคุณค่าใหม่
  2. ใช้เครื่องมือการจูงใจในทางใหม่ เช่น ภารกิจ การเรียนรู้ ชื่อเสียง การแข่งขัน คุณค่าของความคิด เป็นต้น
  3. มีการพัฒนาและธรรมรงค์รักษาไว้อย่างดีที่สุด ด้วยกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ที่ปรับปรุงแล้วสอดคล้องต่อเนื่อง และมีประสิทธิผล
  4. สร้างความสำเร็จที่มนุษย์มุ่งหวังให้เกิดขึ้น โดยใช้หลักการ 7 R's คือ
     - ความนับถือ Resoect
     - ความรับผิดชอบ Responsibility
     - ความยอมรับในความเสี่ยง Risk-Taking
     - รางวัลและการรับรู้ Rewards and Recognition
     - ความสัมพันธ์ Relationship
     - บทบาท Role
     - การปรับใหม่ Renewal
  5. สร้างสภานการณ์ความเป็นผู้นำในสำนักงานมีหลากหลายรูปแบบ เช่น วัฒนธรรมเทคโนโลยี ภาษา สังคม เป็นต้น
  6. มีการเรียนเพื่อพัฒนาตนเอง ต้องเป็นผู้นำไม่ใช่ผู้ตาม เช่น ต้องเข้าใจตนเอง ฝึกความคิดเชิงบวก สร้างวุฒิภาวะและสร้างความเฉลียวฉลาดเป็นต้น

สภาพแวดล้อมในการทำงาน

• เพราะความสำคัญไม่ได้ หยุดแค่ลักษณะองค์การ การทำงาน และ ทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น แต่สภาพแวดล้อมในสำนักงาน ก็มีบทบาทต่อการทำงาน ซึ่งผู้บริหารสำนักงาน ต้องสร้างให้เกิดขึ้นภายในสำนักงาน แบบใหม่ในอนาคต เช่นเดียวกัน โดยมีข้อแนะนำดังนี้
  
  1. สร้างความสมดุลให้เกิดขึ้น กับชีวิตการทำงานภายในสำนักงาน
  2. สร้างองค์ที่มีสุขภาพ ประกอบด้วยลักษณะดังต่อไปนี้
     - มีระบบดีและชัดเจน
     - มีการติดต่อสื่อสารระบบเปิด
     - มีการทำงานเป็นทีม
     - นโยบายสะท้อนความต้องการและการทำงาน
     - มีความหลากหลายและสามารถจัดการจนเกิดความเป็นหนึ่งเดียวได้
     - ต้องเป็นเกิดขึ้นในระยะยาว
  3. ผลิตผลลัพธ์ทางสังคมโดยคำนึงถึงความคาดหวังทางสังคม และความสมดุลทางผลิตภาพที่ต้องการ
     

กรณีศึกษา หัวเรื่องRe-Engineering ของIBM Canada

IBM Canada

IBM Canada เป็นบริษัทที่มีชื่อเสียงและเป็นผู้นำทางธุรกิจเทคโนโลยี แต่ในช่วงต้นทศ-วรรษที่ 90 บริษัทประสบกับภาวะวิกฤตอย่างหนัก ราคาหุ้นลดลงอย่างน่าตกใจ ส่งผลให้บริษัทต้องปลดพนักงานออกถึง 5,000 จากจำนวนทั้งหมด 13,000 คน ซึ่งในเวลานั้นบางคนคิดว่า IBM จะไม่สามารถฟื้นตัวกลับมาได้

แต่ในปัจจุบัน IBM สามารถกลับมายิ่งใหญ่ได้อีกครั้ง รายได้บริษัทเพิ่มขึ้นและยังสามารถจ้างพนักงานใหม่เพิ่มขึ้นมากกว่าทุกปี IBM แก้ปัญหาด้วยวิธี Reengineering โดยมีศูนย์กลางอยู่ที่ลูกค้า นอกจากนี้บริษัทยังคิดแนวปฏิบัติหลายสิ่งประกอบกัน เช่น

• การศึกษาวิจัยกลุ่มลูกค้า
• การปฏิบัติตามแนวคิดของ Malcom Balridge National Quality Award
• การทำ benchmarking
• การจัดให้มี The Customer Action Council ที่ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการจัดการกับปัญหา วิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา และคอยติดตามว่าบริษัททำอะไรและอย่างไรกับลูกค้า
• การให้ความสนใจการร้องทุกข์ของลูกค้า โดยเปิดรับเรื่องราวร้องทุกข์ของลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง และมีแผนปฏิบัติงานชั่วคราวที่จะตกลงกับลูกค้าภายใน 7วัน และภายใน 30 วัน เรื่องร้องทุกข์ของลูกค้าต้องจบลง
• การมี a customer advisory council เพื่อให้สมาชิกหรือลูกค้าแสดงความคิดเห็นของตนออกมา

การปรับปรุงต่างๆในบริษัททำให้ IBM ผ่านพ้นวิกฤต และกลับสู่ความเป็นผู้นำทางธุรกิจได้อีกครั้งด้วยหลักการ แนวคิดและ วิธีการฏิบัติข้างต้น โดยการเน้นที่ความพึงพอใจของลูกค้าและคุณภาพการบริการ ที่สำคัญที่สุดอีกประการหนึ่งคือ IBM ทำการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเสมอมา

แหล่งที่มาของข้อมูล

• กรณีศึกษาIBM Canada
  http://hammer.prohosting.com/~mpa41tu/case_quality.html
  

น้ำองุ่นช่วยลดน้ำหนัก

• องุ่น เป็นผลไม้ที่ออกรวมกันเป็นพวงย้อยห้อยระย้าสวยงาม รูปทรงใบหยักเว้า จัดเป็นพืชไม้เลื้อย เถาองุ่นจะใช้มือเลื้อยเกาะไปตามร้านที่สร้างขึ้นจนทั่ว องุ่นมีมากมายหลายพันธุ์ บางพันธุ์มีสีเขียว บางพันธุ์มีสีม่วง เป็นผลไม้รสหวาน บางพันธุ์มีรสหวานอมเปรี้ยว องุ่นมีชื่อทางวิทยาศาสตร์ว่า Vitis vinifera ปัจจุบันนี้ได้มีการปรับปรุงพันธุ์จนมีองุ่นไม่มีเมล็ด ซึ่งมีทั้งผลเล็กและผลใหญ่ ทั้งสีเขียวและสีม่วง นิยมกินกันสดๆ
  
• องุ่นเป็นผลไม้ที่กระตุ้นกำลัง กระตุ้นความสดชื่นได้เร็ว เพราะน้ำตาลในองุ่นเป็นน้ำตาลธรรมชาติที่เกาะกันอย่างหลวมๆที่ให้พลังงาน ร่างกายสามารถนำไปใช้ได้เลย โดยไม่ผ่านขบวนการย่อยใดๆ น้ำองุ่นช่วยเร่งการเผาผลาญในร่างกายได้มากยิ่งขึ้น เมื่อใดก็ตามที่รับประทานอาหารมากเกินความจำเป็นของร่างกาย ดื่มน้ำองุ่นตามไปสักแก้ว ก็จะช่วยเผาผลาญอาหารที่เกินไปได้เป็นอย่างดี ซึ่งเป็นการดีต่อร่างกาย เพราะเท่ากับเป็นการช่วยขจัดอาหารส่วนเกิน
  
• ในน้ำองุ่นนั้นเต็มเปี่ยมไปด้วยแร่ธาตุต่างๆ โดยเฉพาะองุ่นสดๆ จะมีแร่ธาตุครบถ้วน ทั้งแคลเซียมคลอไรด์ ทองแดง โฟลีน เหล็ก แมกนีเซียม แมงกานีส ฟอสฟอรัส โปแตสเซียม ซิลิคอนและซัลเฟอร์ น้ำองุ่นสดจึงช่วยล้างและสร้างเม็ดเลือด นอกจากนี้ยังช่วยกระตุ้นตับให้ทำหน้าที่ฟอกเลือดอย่างมีประสิทธิภาพ
  
• องุ่นเขียวและองุ่นม่วงในปริมาณ 100 กรัมให้พลังงานใกล้เคียงกันคือ องุ่นเขียวให้ 50 แคลอรี องุ่นม่วงให้ 60 แคลอรี มีแร่ธาตุแคลเซียม ฟอสฟอรัส เหล็ก และวิตามิน A วิตามิน B1 วิตามิน B2 และไนอาซีนเหมือนกัน
  


• การเลือกซื้อองุ่นมาทำน้ำผลไม้นี้ ควรเลือกซื้อองุ่นสด ขั้วติดแน่น ไม่ช้ำ องุ่นเป็นผลไม้ที่ฉีดยาฆ่าแมลงเยอะ ก่อนนำมาคั้นต้องล้างน้ำนานๆจนสะอาด หรือใช้น้ำยาล้างผัก ผลไม้ ล้างจานจนหมดคราบขาวๆ
  


• องุ่นสีแดงแก่และสีม่วงแก่ มีรสชาติดีกว่าสีอื่นๆ สีสันน่ากิน ส่วนองุ่นสีเขียวจะให้สีน้ำคั้นออกสีเหลืองจาง ทั้งนี้ก็ขึ้นกับว่าผลองุ่นนั้นสุกมาก สุกน้อยแค่ไหน ถ้าน้ำองุ่นออกรสหวานมากเกินไปก็ให้เจือจางความหวานลงด้วยการเติมน้ำดื่มลงไปตามต้องการ
  


• น้ำองุ่น
  วิธีทำ
  องุ่นม่วง 750 กรัม ผ่าตามยาว แคะเมล็ดออก ใส่เนื้อองุ่นลงในเครื่องแยกกากแยกน้ำ คั้นจนได้น้ำองุ่นสีม่วง รินใส่แก้ว นำไปแช่เย็นก่อนดื่ม สัดส่วนตามนี้จะได้น้ำองุ่น 2 แก้ว
  


• น้ำองุ่นปั่น
  วิธีทำ
  องุ่นเขียว 500 กรัม ลอกเปลือกออก ผ่าตามยาว แคะเอาเมล็ดออก กีวี 1 ผล ปอกเปลือกกีวีหั่นเป็นชิ้นเล็ก โยเกิร์ต 1/2 ถ้วย น้ำแข็งบดละเอียด 1/2 ถ้วย ใส่เนื้อองุ่น เนื้อกีวี โยเกิร์ต น้ำแข็ง ลงในโถปั่น ปั่นเข้าด้วยกันจนส่วนผสมทั้งหมดละเอียดดี รินใส่แก้ว ดื่มทันที สัดส่วนนี้จะได้น้ำองุ่นปั่น 2-3 แก้ว
  
  

แหล่งอ้างอิงข้อมูล

• น้ำองุ่นช่วยลดน้ำหนัก
  http://naichef.50megs.com/grape.html

เทคโนโลยีการเก็บข้อมูล

• เราคงไม่ต้องปวดหัวกับปัญหาเรื่องของเนื้อที่ในดิสก์ไม่พอใช้งานอีกต่อไป เรามารู้จักกับเทคโนโลยีแผ่นบันทึกข้อมูลออปติคอลดิสก์แบบใหม่ที่สามารถ บันทึกเก็บและเล่นข้อมูลได้มากถึง 20 ชั่วโมงกันดีกว่า
  


• BD เป็นแผ่นบันทึกข้อมูลออปติคอลดิสก์รูปแบบใหม่ ที่ใช้ความยาวคลื่นแสงเลเซอร์ 405 NM (Nanometer) ที่ีมีความยาวคลื่นสั้นและความถึ่่สูง หรือช่วงแสงสีฟ้า (Blue-Violet) จึงทำให้เก็บข้อมูลได้มากกว่าแบบเดิม ที่ใช้คลื่นแสงสีแดง โดยมีสถาบัน Blu-ray Disc Association (BDA) และมีการรวมตัวของหลาย ๆ บริษัทฯ เช่น Matsushita, Pioneer, Phillips, Thomson, LG Electronics, Hitachi, Sharp, Samsung และ Sony ซึงมีSony เป็นผู้นำ นอกจากนี้ ทาง Blu-Ray ยังได้รับการสนับสนุนจาก 6 บริษัท หลัก เช่น
  

1. 20th century Fox
   
2. MBM Studio
   
3. Paramout PicturesSony
   
4. Picture Entertainment
   
5. The Walt Disney Company


6. Warner Bros.
   

• จึงเป็นส่วนทำให้ Blu-Ray มุ่งเน้นประโยชน์ทางด้านวงการบันเทิง เช่น หนัง หรือเครื่องเล่น Play Station 3 BD สามารถเก็บข้อมูลได้ถึง 25 GB ใน Single Layer ซึ่งสามารถใช้บันทึกข้อมูลได้นานถึง 13 ชม สำหรับข้อมูลที่มีความละเอียดของภาพระดับธรรมดา และ 2-3 ชั่วโมงสำหรับการบันทึกข้อมูลระดับไฮเดฟฟินเนชั่น ด้วยความเร็วในการอ่าน 36 เมกะบิต ต่อวินาที ทำให้ใช้เวลาในการอ่านแผ่น 25 GB เพียง 1.30 ชม เท่านั้น และแผ่นที่บรรจุ 50 GB ใน Double Layer โดยสามารถใช้บันทึกข้อมูลได้นานถึง 20 ชม ที่มีความละเอียดระดับธรรมดา และ 4.5 ชม ที่ความละเอียดระดับไฮเดฟฟินเนชั่น BD จะมีความละเอียดระดับสูง ด้วยการเพิ่มจำนวนของพิกเซลหรือความละเอียดของภาพให้เพิ่มขึ้น ทำให้ได้ภาพที่คมชัดมากขึ้น หากเปรียบเทียบราคาระหว่าง HD DVD และ BD แล้ว ถึงแม้ว่า BD จะมีราคาแพงกว่าแต่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้มากกว่า จึงถือว่า BD เป็นคู่แข่งที่สำคัญสำหรับ HD DVD ทั้งนี้ไม่ว่า BD และ HD DVD ถื่อได้ว่าเป็นเทคโนโลยีแห่งอนาคต ที่ให้ความละเอียดระดับไฮเดฟฟิเนชั่้น ซึ่งมีความละเอียดกว่าระดับมาตรฐานที่ใช้อยู่ในปัจจุบันถึง 5 เท่า และมีส่วนช่วยให้สามารถเก็บภาพกราฟิกที่สมจริงมากขึ้น และสามารถตอบสนองความนิยมในการรับชมทีวีจอใหญ่ที่ให้สัญญาณภาพที่คมชัดมากขึ้น
  


• ข้อดี

1. เป็นสินค้าพรีเมี่ยม ซึ่งเน้นจุดขายตรงที่คุณภาพที่คมชัด และระบบเสียงที่ดี


2. นอกเหนือจากนี้อายุการใช้งาน ของ BD จะมีอายุการใช้งานที่นานกว่าเนื่องจากมีเกราะชั้นดี หรือที่เรียกว่า Hard Coat จากทาง TDK เป็นผลให้สามารถป้องกันความเสียหายอันเกิดจากรอยขีดข่วนและต่อรอยนิ้วมือได้ ดี
   
3. แผ่น BD แต่ละแผ่นจะมี ROM Mark เป็นของตัวเอง ซึ่งใช้ระบบ Watermark ที่สามารถถูกเพิ่มลงไปในแผ่นได้ โดยผู้ผลิต BD-ROM ที่ได้รับอนุญาต จึงทำให้เป็นการป้องกันการคัดลอกแผ่นดิสก์โดยไม่รับอนุญาตและทำให้เครื่อง เล่นเถื่อนทั้งหลายไม่สามารถใช้งานได้
   

• ข้อเสีย

1. การที่ใช้เทคโนโลยีชั้นสูงทำให้ BD มีต้นทุนที่สูงกว่าและราคาขายที่สูงกว่า HDDVD
   
2. ด้วยความล้ำหน้าทางด้านเทคโนโลยีทำให้ไม่สามารถอ่านแผ่นฟอร์แมตรุ่นเก่าได้


3. ยังไม่ได้รับการรับรองมาตรฐานจาก DVD Forum

สำหรับราคาที่ขายอยู่ ณ ขณะนี้ประมาณ 17 USD คิดเป็นเงินไทย 544 บาท

• 
  
  

แหล่งข้อมูล

• วิวัฒนาการ Optical Storage - Blu-Ray
  http://www.vcharkarn.com/varticle/32558/5

เทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะ

อาคารอัจฉริยะ Intelligent building
เป็นอาคารที่มีแนวคิดมาจากประเทศสหรัฐอเมริกาและญี่ปุ่นต้องการให้อาคารมีความทันสมัยตามความต้องการ
ของธุรกิจปัจจุบันและในอนาคต ซึ่งเป็นการผสมผสานของเทคโนโลยีที่ทันสมัยของระบบสำนักงานอัตโนมัิติ นอกจาก 3 หลักนี้แล้ว ภายในอาคารยังต้องประกอบไปด้วยระบบย่อยอื่นๆ ที่ทำหน้าที่สนับสนุนซึ่งกันและกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อ
ให้มีประสิทธิภาพในการประหยัดพลังงาน ความปลอดภัย ความสะดวกสบาย ของคนภายในอาคาร


เทคโนโลยีของอาคารอัจฉริยะ
ดังที่กล่าวไปแล้วในตอนต้นว่าเป็นการผสมผสานการทำงานของระบบต่างๆดังต่อไปนี้

1. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office automation)
2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม (Telecommunication)
3. ระบบอาคารอัตโนมัติ (Building control system)

รูปตัวอย่าง SALI Center : Self Access Learning ana International Center

หอสมุดได้นำระบบอาคารอัจฉริยะ( Building Automation System) มาควบคุมอาคารและห้องอ่านหนังสือนอกเวลา อัตโนมัติชั้น 2 ซึ่งนับเป็นห้องสมุดแห่งแรกในประเทศไทยที่นำระบบ BASมาใช้ในอาคารหอสมุด

สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาและตัดสินใจในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

เมื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ ของสำนักงานอัตโนมัติแล้วเชื่อว่า ทุกคน อยากใช้แน่นอน เพราะเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้ ดีขึ้นอย่างมาก และเพิ่มความสะดวกสบายได้การจัดการด้านเอกสาร อื่นๆอีก แต่ก็ต้องมาวิเคราะห์กันอีกว่า คุ้มค่ากับการลงทุนหรือหรือไม่ การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เป็นผู้จัดการระบบดังนั้นก่อน จะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่าย ผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะใช้บริการด้านการใชห้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดค่าตอบแทน การพิจารณา จากผู้ขาย ควรเรียก จากหลายๆบริษัทมา เพื่อที่จะได้เปรียบเทียบถึงข้อแตกต่าง ของแต่ละที่ แล้วตัดสินใจเลือก ที่ๆ ดีที่สุดคุ้มค่ามากที่สุด
2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล เข้ามาร่วมด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบจัดการ
3. ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญเพียงพอที่จะตั้งทีมงานขึ้นมาเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัท ซึ่งควรเป็นบุคคลหรือกลุ่มที่เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเป็นพิเศษ
4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายนอกและ ภายใน เพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทในขณะที่ที่ปรึกษา

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานมีดังนี้

1. การจัดการด้านเอกสารภายในพิจารณาถึงข้อมูลในด้านต่างๆ เช่น ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด และความยาวของเนื้อหา เวลาที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร เวลาที่ต้องการให้เอกสารเสร็จ ปริมาณเอกสารมีมากน้อยเพียงใด และ เอกสารที่ต้องทำสำเนามีมากหรือไม่ ปริมาณเอกสารที่ผิดพลาด และจะต้องถูกแก้ไข ระบบคุณภาพและความสวยงามของเอกสารที่พิมพ์
   
2. การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ เป็นการดูระบบสำนักงานที่ทำอยู่ในปัจจุบันว่าเหมาะดีหรือยัง หรือควรจะแก้ไขจุดใด เพื่อให้ระบบการทำงานคล่องตัว